Intellimens combineert expertise met een zorgvuldige werkwijze. Hierdoor zijn wij in staat u maatwerk te bieden met oplossingen die volledig naar uw eisen en wensen zijn in te richten.

Deze oplossingen zijn gebaseerd op toonaan-
gevende technologie partners. Onze document- professionals verzorgen de implementatie en configuratie hiervan, zodat u verzekerd bent van
een goede integratie met uw business systeem, zonder dat er grote aanpassingen van uw infra-
structtuur nodig zijn.
  Oplossingen
Digitale formulierverwerking

Het registreren en verwerken van formulieren is onderdeel van het dagelijkse werkproces. Net als het verwerken van de binnenkomende facturen is ook dit een zeer kostbaar en arbeidsintensief proces. Bedenk de verscheidenheid aan documenten die dagelijks de onderneming binnenkomen: orders, aanvragen, reacties, inschrijvingen; elektronisch, geprint en handgeschreven. Met deze datacapture oplossing biedt Intellimens een totaaloplossing die werkzaamheden behelst als; scannen, automatisch herkennen, verifiëren, terugvinden en archiveren van formulieren. De “gelezen” data van de formulieren worden rechtstreeks doorgezet naar de doelapplicatie.

Onze oplossing haalt automatisch de gewenste informatie (machine- en handschrift, streepjescodes, selectievakjes, barcodes, cirkels, tabellen, matrices en nog veel meer) uit formulieren en vertaalt deze naar elk gewenst systeem. De software onderschept en verwerkt - ongeacht het format - elk type formulier: gedrukte tekst, faxformulieren, internetformulieren, e-mail, XML files, digitale bestanden - TIFF, JPG, PNG, BMP, etc. - en digitale penmedia. De formulieren worden tegelijkertijd opgeslagen als afbeelding.



De software interpreteert informatie van papierformulieren vele malen sneller en accurater dan een professionele operator. Het gehele proces vraagt dus niet continue om de aandacht van een operator aangezien alle facetten, behalve verificatie, volledig zijn geautomatiseerd.
  • Elimineert handmatige verwerking.
  • Zorgt voor minder arbeidskosten en een substantiële productiviteitswinst.
  • Optimaliseert bedrijfsprocessen.
  • Vermindert ruimte voor fouten.
  • Verhoogt het serviceniveau van organisaties.
Digitale postkamer

Met de digitale postkamer oplossing van Intellimens, heeft u één verzamelpunt voor alle ontvangen documenten ongeacht het format, papier of elektronisch. De software sorteert automatisch uw ontvangen documenten en classificeert ze. Dit stelt u in staat om gewoon al de ontvangen post in te scannen (zonder patchbladen) en u laat de software de documenten sorteren. Als uw documenten in elektronische vorm aankomen, worden zij gemakkelijk opgenomen in elke gewenste workflow met elektronische distributie aan geautoriseerde personen.
Workflow

Met de workflow oplossing van Intellimens is de status en het traject van een taak op ieder moment inzichtelijk. Bijkomende voordelen van zijn kostenreductie, verhoogde kwaliteit van diensten en een verbeterde controle van het bedrijfsproces.

Met de workflow oplossing kunnen alle bedrijfsprocessen worden vastgelegd, waardoor het juiste verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf gewaarborgd is. De applicatie splitst ze op in deeltaken en plaatst ze in de volgorde zoals ze door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd.

Digitale factuurverwerking

Crediteurenadministraties verwerken jaarlijks grote hoeveelheden inkoopfacturen. Het handmatig afhandelen van facturen is een omslachtig, foutgevoelig én duur proces. Met de oplossing van Intellimens kunt u de verwerking van binnenkomende facturen in zijn totaliteit automatiseren, van bestellen tot betalen (purchase to pay). Het is een multidisciplinair systeem dat alle stappen in het proces van factuurafhandeling automatiseert en digitaliseert. Het gevolg is dat het aantal handmatige handelingen afneemt, zodat medewerkers hun kostbare tijd kunnen wijden aan hoger gekwalificeerd werk.


Onderzoek wijst uit dat de kosten die gebaseerd zijn op inkooporder met 38% gereduceerd worden. Voor kostenfacturen geldt een reductie van 33,6%. Aansluitend biedt de oplossing van Intellimens een significante ondersteuning van verschillende subprocessen in de factuurafhandeling.

Functies:
  • Vastleggen informatie van uw facturen – ongeacht het format, papier of elektronisch;
  • Automatisch classificeren en sorteren van facturen;
  • Automatische validatie van de gegevens tegen het ERP systeem;
  • Coderen en benoemen van kosten- plaatsen/kostensoorten/projecten/ afdelingen etc.
  • Online facturen goedkeuren in een elektronische workflow;
  • Maken van rapportages en overzichten;
  • Real time de status van facturen en processen bekijken;
  • Matchen t.o.v. inkooporders en/of contracten;
  • Omvat elke stap van uw factuurproces, van informatie vastleggen tot boeken;
  • En archiveren.
Resultaten:
  • Verwijderen van papier aan de invoerkant 65%
  • Reduceren van tijd gespendeerd aan vragen 63%
  • Lagere administratiekosten en minder medewerkers 56%
  • Het automatisch routeren van taken naar individuen gebaseerd op workflow regels 55%
  • Verbeterde rapportage en analysemogelijkheden 48%
  • Verbeterde financiële controleerbaarheid en fraudepreventie 43%
  • Eliminatie van dubbele facturen en betalingen 40%

Bron: Rapport Aberdeen Group 2008
Digitaal documentbeheer (Document Management)

Documenten betekenen veel meer dan het vel papier of het beeld op het beeldscherm. Ze bevatten communicatie en informatie van onschatbare waarde en zijn het product van een enorme investering. Documenten vormen de levensader van elke organisatie.

De Document Management Oplossing van Intellimens is een gebruikersvriendelijke en veilige webgerelateerde informatie- omgeving voor documentmanagement. Met deze oplossing kunnen medewerkers makkelijk documenten en informatie samenvoegen uit alle delen van uw bedrijf en zo dynamische informatie vastleggen, beheren, opvragen en distribueren.


De voordelen van een digitaal documentbeheer:

Kwalitatief
Voldoen aan wet- en regelgeving, afleggen verantwoording, flexibiliteit, sluitende verblijfplaats, versiebeheer, procesbewaking, beveiliging, volledigheid/actualiteit, betere besluitvorming en standaardisatie.

Kwantitatief
Sneller zoeken en vinden, ruimtebesparing, besparing doorlooptijd en dubbele registraties, vermindering papieren dossiervorming en vernietiging.

Feiten
- Er worden ieder jaar 7,5 miljard documenten geproduceerd.
- Op dit moment bereikt 95% van de informatie ons via documenten.
- Gemiddeld 5-15% van de bedrijfsomzet wordt besteed aan documenten.
- Tot 60% van de tijd van kantoorpersoneel wordt besteed aan de vervaardiging en/of verwerking van documenten.
- 82% van de organisaties geeft aan dat documenten cruciaal zijn voor hun bedrijfsvoering.
- 70% van de managers geeft aan dat de vertraging die optreedt bij wijziging van de documentatie hun bedrijf minder   flexibel maakt
- 45% van de managers tijd wordt besteed aan documenten.
Variabele print- en distributieoplossingen

Steeds meer bedrijven zijn op zoek naar manieren om de bedrijfscommunicatie met klanten, partners en medewerkers efficiënter in te richten. Hierdoor kunt u voordeel behalen als het gaat om:
  • Kostenreductie bij verwerking van traditionele bedrijfsdocumenten;
  • Verhoging van het niveau van klantenservice door betere personalisatie;
  • Snel anticiperen op vragen van de markt door het eenvoudig toevoegen van functionaliteiten aan documenten en nieuwe applicaties, formaten en communicatiekanalen.
Met de Outputmanagementoplossing van Intellimens verbetert u de efficiency en complexiteit van uw bedrijfscom-municatie. U krijgt volledige controle over de communicatie met uw klanten, toeleveranciers en werknemers. Met onze software is het mogelijk met hoge snelheid en tegen geringe kosten documenten met variabele data te openen, te bewerken en vervolgens snel en efficiënt te printen. De modulaire opbouw biedt bovendien een groot aantal mogelijkheden voor elektronische verwerking.